Therefore Dokumentenmanagement: Effizienzsteigerung und Sicherheit in einem
Dokumentenmanagement bezieht sich auf die Verfahren und Prozesse, die bei der Verwaltung, Speicherung, Sicherung, Organisation, Digitalisierung, Suche und Wiederherstellung von Dokumenten und Informationen innerhalb einer Organisation eingesetzt werden. Ziel des Dokumentenmanagements ist es, die Effizienz zu steigern, den Zugriff auf Informationen zu vereinfachen und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Das Dokumentenmanagementsystem „Therefore“ bietet eine innovative Lösung für die elektronische Speicherung von Dokumenten in verschiedenen Formaten, wie z.B. Textdokumente, Tabellen, PDF-Dateien, E-Mails und sogar Bilder. Therefore ermöglicht es, manuelle Prozesse zu reduzieren, indem es Automatisierungen und intelligente Workflows bietet, die Effizienz in der Dokumentenverarbeitung deutlich steigern.
Darüber hinaus erhöht Therefore die Sicherheit, indem es umfassende Zugriffsrechte und Benutzerverwaltungen integriert, die es erlauben, sensiblen Dokumenteninhalt zu schützen. Die Einhaltung von Compliance-Richtlinien wird durch die Möglichkeit, Dokumente gemäß den geltenden Vorschriften und Standards aufzubewahren, erheblich vereinfacht.
Therefore ist besonders nützlich für Organisationen, die eine große Menge an Dokumenten verwalten müssen oder in stark regulierten Branchen tätig sind. Die Plattform unterstützt nicht nur die Verbesserung der allgemeinen Dokumentenmanagementprozesse, sondern fördert auch eine verbesserte Zusammenarbeit durch einfacheren Zugriff und Austausch von Informationen.
Canon Therefore
Therefore bietet umfassende Informationsmanagementfunktionen wie Archivierung, Fallmanagement, Datenerfassung, elektronische Formulare, E-Mail- und eSignaturen-Management, Integrationen, Mobilitätsunterstützung, Kundenportale, Berichterstattung, Skalierbarkeit, Sicherheit und Workflow-Automatisierung. Diese Funktionen decken ein breites Spektrum an Geschäftsprozessen ab, einschließlich Rechnungswesen, Bildung, Gesundheitswesen, HR, Versicherungen, Rechtswesen, Logistik und mehr.
Mit Therefore™ Online und On-Premises lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren, sind skalierbar und bieten flexiblen Zugriff auf Informationen. Die Online-Version bietet Cloud-Vorteile, während On-Premises für lokale Kontrolle konzipiert ist, beide unterstützen effizientes Informationsmanagement über verschiedene Geräte hinweg.
Indexierung
Die Erzeugung von Metadaten durch den Einsatz von Schlagwort- und Tag-Systemen ist ein zentraler Prozess, der die Grundlage für effiziente Suchfunktionen in digitalen Archiven bildet. Diese Indexierung erleichtert das Auffinden spezifischer Dokumente erheblich und macht die Suche nach Informationen schneller und präziser. Darüber hinaus ist ein gut konzipiertes Indexierungssystem flexibel genug, um mit den sich verändernden Anforderungen und dem Wachstum eines Unternehmens Schritt zu halten. Dies stellt sicher, dass die Dokumentenverwaltung auch in Zukunft effektiv und anpassungsfähig bleibt, um den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.
Zugriffskontrolle
Workflow Management
- Prozessautomatisierung: Routineaufgaben innerhalb eines Dokuments- oder Informationsflusses werden automatisiert.
- Dokumentenrouting: Automatische Weiterleitung von Dokumenten an die zuständigen Personen oder Abteilungen.
- Integration mit anderen Systemen: Verknüpfung des Workflow-Management-Systems mit anderen Geschäftsanwendungen.
- Flexibilität und Anpassbarkeit: Die Möglichkeit, Workflows schnell zu ändern und anzupassen.
- Durch effektives Workflow-Management in einem DMS können Unternehmen ihre Prozesseffizienz steigern, Fehler reduzieren, die Reaktionszeit verkürzen und insgesamt eine höhere Produktivität erreichen
Compliance Management
Compliance Management ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung, der sicherstellt, dass Organisationen alle rechtlichen Vorschriften und internen Richtlinien einhalten. Es umfasst die Identifizierung der für das Unternehmen relevanten Gesetze und Richtlinien, die Entwicklung von Verfahren zur Einhaltung dieser Vorgaben sowie die Überwachung und Bewertung der Effektivität dieser Maßnahmen. Ein effektives Compliance-Management-System hilft Unternehmen nicht nur, rechtliche Sanktionen und Reputationsrisiken zu vermeiden, sondern fördert auch eine Kultur der Integrität und des Vertrauens. Durch regelmäßige Schulungen und Bewusstseinsbildung wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die Bedeutung der Compliance verstehen und nach bestem Wissen und Gewissen handeln. Darüber hinaus ermöglicht ein solides Compliance-Management-System eine kontinuierliche Anpassung an sich ändernde rechtliche Rahmenbedingungen und stärkt die Position des Unternehmens im Markt.
Canon Therefore Dokumentenmanagement
Therefore ist eine Informationsmanagement-Software, entwickelt von Therefore Corporation, um die Dokumentenverwaltung in Unternehmen aller Größen und Branchen zu optimieren. Diese Plattform bietet erweiterte Funktionen zur Verbesserung der Sicherheit, des Zugriffs auf Dokumente und der Mitarbeiterproduktivität durch effizienten Informationsfluss. Ziel ist es, dokumentenbezogene Kosten zu senken und einen sicheren, jederzeit zugänglichen Webzugang zu Unternehmensinformationen zu bieten. Durch einfache Bedienbarkeit und schnellen Informationsaustausch verschafft Therefore Unternehmen einen produktiven Vorteil, während es sicherstellt, dass Informationen sicher aufbewahrt und nur für autorisiertes Personal zugänglich sind.
Digitale Archivierung
Digitale Archivierung transformiert physische Dokumente mittels Scantechnologie in digitale Formate, wodurch eine effiziente und platzsparende Speicherung ermöglicht wird. Diese digitalisierten Dokumente werden sicher auf Servern, innerhalb von Cloud-Diensten oder auf anderen digitalen Speichermedien archiviert. Umfangreiche Berechtigungssysteme gewährleisten, dass lediglich autorisierte Personen Zugang zu den entsprechenden Informationen haben, wodurch die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten erhöht wird. Dieser Prozess unterstützt nicht nur eine Reduktion des Papierverbrauchs und der Notwendigkeit physischer Lagerflächen, sondern fördert auch eine umweltfreundlichere und kosteneffiziente Dokumentenverwaltung. Darüber hinaus erleichtert die Digitalisierung die schnelle Suche und Wiederherstellung von Dokumenten, was die Arbeitsabläufe erheblich optimiert und die Produktivität steigert.
Canon Therefore
Die Anerkennung von Therefore als Marktführer unterstreicht seine Fähigkeit, sich an die sich schnell ändernden Anforderungen moderner Unternehmen anzupassen, indem es innovative Lösungen für Dokumentenmanagement und automatisierte Arbeitsabläufe bietet. Diese Auszeichnungen spiegeln nicht nur die technologische Exzellenz von Therefore wider, sondern auch das Engagement für Kundenzufriedenheit und die Bereitstellung von Lösungen, die einen echten Mehrwert bieten. Durch die Nutzung von Therefore können Organisationen ihre operative Leistung verbessern, die Zusammenarbeit fördern und einen reibungslosen Informationsfluss innerhalb und außerhalb des Unternehmens sicherstellen.
Therefore bietet umfassende Informationsmanagementfunktionen wie Archivierung, Fallmanagement, Datenerfassung, elektronische Formulare, E-Mail- und eSignaturen-Management, Integrationen, Mobilitätsunterstützung, Kundenportale, Berichterstattung, Skalierbarkeit, Sicherheit und Workflow-Automatisierung. Diese Funktionen decken ein breites Spektrum an Geschäftsprozessen ab, einschließlich Rechnungswesen, Bildung, Gesundheitswesen, HR, Versicherungen, Rechtswesen, Logistik und mehr.
Mit Therefore™ Online und On-Premises lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren, sind skalierbar und bieten flexiblen Zugriff auf Informationen. Die Online-Version bietet Cloud-Vorteile, während On-Premises für lokale Kontrolle konzipiert ist, beide unterstützen effizientes Informationsmanagement über verschiedene Geräte hinweg.
Die Erzeugung von Metadaten durch den Einsatz von Schlagwort- und Tag-Systemen ist ein zentraler Prozess, der die Grundlage für effiziente Suchfunktionen in digitalen Archiven bildet. Diese Indexierung erleichtert das Auffinden spezifischer Dokumente erheblich und macht die Suche nach Informationen schneller und präziser. Darüber hinaus ist ein gut konzipiertes Indexierungssystem flexibel genug, um mit den sich verändernden Anforderungen und dem Wachstum eines Unternehmens Schritt zu halten. Dies stellt sicher, dass die Dokumentenverwaltung auch in Zukunft effektiv und anpassungsfähig bleibt, um den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.
Die Sicherstellung der Identität von Benutzern sowie deren Authentifizierung bildet das Fundament für eine sichere Dokumentenverwaltung. Durch die Implementierung einer rollenbasierten Zugriffskontrolle (RBAC) wird gewährleistet, dass Mitarbeitende nur auf die für ihre Rolle relevanten Informationen zugreifen können. Ergänzt wird dieses Sicherheitskonzept durch Audit Trails und Überwachungsmaßnahmen, die eine lückenlose Nachverfolgung von Dokumentenänderungen und Zugriffen ermöglichen. Um die Sicherheitsstandards kontinuierlich aufrechtzuerhalten, ist die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Zugriffsrechte unerlässlich. Dieser Prozess trägt dazu bei, das System aktuell zu halten und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugang zu sensiblen Informationen haben.
- Prozessautomatisierung: Routineaufgaben innerhalb eines Dokuments- oder Informationsflusses werden automatisiert.
- Dokumentenrouting:
Automatische Weiterleitung von Dokumenten an die zuständigen Personen oder Abteilungen. - Integration mit anderen Systemen:
Verknüpfung des Workflow-Management-Systems mit anderen Geschäftsanwendungen. - Flexibilität und Anpassbarkeit:
Die Möglichkeit, Workflows schnell zu ändern und anzupassen. - Durch effektives Workflow-Management in einem DMS können Unternehmen ihre Prozesseffizienz steigern, Fehler reduzieren, die Reaktionszeit verkürzen und insgesamt eine höhere Produktivität erreichen
Compliance Management ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung, der sicherstellt, dass Organisationen alle rechtlichen Vorschriften und internen Richtlinien einhalten. Es umfasst die Identifizierung der für das Unternehmen relevanten Gesetze und Richtlinien, die Entwicklung von Verfahren zur Einhaltung dieser Vorgaben sowie die Überwachung und Bewertung der Effektivität dieser Maßnahmen. Ein effektives Compliance-Management-System hilft Unternehmen nicht nur, rechtliche Sanktionen und Reputationsrisiken zu vermeiden, sondern fördert auch eine Kultur der Integrität und des Vertrauens. Durch regelmäßige Schulungen und Bewusstseinsbildung wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die Bedeutung der Compliance verstehen und nach bestem Wissen und Gewissen handeln. Darüber hinaus ermöglicht ein solides Compliance-Management-System eine kontinuierliche Anpassung an sich ändernde rechtliche Rahmenbedingungen und stärkt die Position des Unternehmens im Markt.
Therefore ist eine Informationsmanagement-Software, entwickelt von Therefore Corporation, um die Dokumentenverwaltung in Unternehmen aller Größen und Branchen zu optimieren. Diese Plattform bietet erweiterte Funktionen zur Verbesserung der Sicherheit, des Zugriffs auf Dokumente und der Mitarbeiterproduktivität durch effizienten Informationsfluss. Ziel ist es, dokumentenbezogene Kosten zu senken und einen sicheren, jederzeit zugänglichen Webzugang zu Unternehmensinformationen zu bieten. Durch einfache Bedienbarkeit und schnellen Informationsaustausch verschafft Therefore Unternehmen einen produktiven Vorteil, während es sicherstellt, dass Informationen sicher aufbewahrt und nur für autorisiertes Personal zugänglich sind.
Digitale Archivierung transformiert physische Dokumente mittels Scantechnologie in digitale Formate, wodurch eine effiziente und platzsparende Speicherung ermöglicht wird. Diese digitalisierten Dokumente werden sicher auf Servern, innerhalb von Cloud-Diensten oder auf anderen digitalen Speichermedien archiviert. Umfangreiche Berechtigungssysteme gewährleisten, dass lediglich autorisierte Personen Zugang zu den entsprechenden Informationen haben, wodurch die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten erhöht wird. Dieser Prozess unterstützt nicht nur eine Reduktion des Papierverbrauchs und der Notwendigkeit physischer Lagerflächen, sondern fördert auch eine umweltfreundlichere und kosteneffiziente Dokumentenverwaltung. Darüber hinaus erleichtert die Digitalisierung die schnelle Suche und Wiederherstellung von Dokumenten, was die Arbeitsabläufe erheblich optimiert und die Produktivität steigert.
Die Anerkennung von Therefore als Marktführer unterstreicht seine Fähigkeit, sich an die sich schnell ändernden Anforderungen moderner Unternehmen anzupassen, indem es innovative Lösungen für Dokumentenmanagement und automatisierte Arbeitsabläufe bietet. Diese Auszeichnungen spiegeln nicht nur die technologische Exzellenz von Therefore wider, sondern auch das Engagement für Kundenzufriedenheit und die Bereitstellung von Lösungen, die einen echten Mehrwert bieten. Durch die Nutzung von Therefore können Organisationen ihre operative Leistung verbessern, die Zusammenarbeit fördern und einen reibungslosen Informationsfluss innerhalb und außerhalb des Unternehmens sicherstellen.