Digitale Rechnungsverarbeitung – einfach, schnell und effizient
Die digitale Rechnungsverarbeitung mit DocuWare automatisiert Ihren Rechnungseingang vom ersten Schritt bis zur Übergabe an die Buchhaltung. Eingehende Rechnungen werden zentral erfasst, relevante Daten automatisch ausgelesen und digitale Prüf- und Freigabeprozesse angestoßen. Das spart wertvolle Zeit, vermeidet Übertragungsfehler und macht manuelle Routinearbeiten überflüssig.
Direkter Export in Ihre Buchhaltungssoftware: Nach der Prüfung und Freigabe erstellt DocuWare eine Exportdatei mit den erforderlichen Buchungszeilen. Diese können in Buchhaltungsprogramme wie BMD, RZL und weitere Lösungen übernommen werden. Die manuelle Übertragung der Buchungsdaten entfällt, doppelte Dateneingaben werden vermieden und die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung wird deutlich vereinfacht.
Dank intelligenter Workflows behalten Sie jederzeit den Überblick über offene Rechnungen, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände. Automatische Benachrichtigungen und digitale Freigaben beschleunigen die Abstimmung zwischen Buchhaltung, Fachabteilungen und Geschäftsführung – unabhängig davon, wo sich die Beteiligten gerade befinden.
Alle Rechnungsdokumente werden zentral und strukturiert archiviert und lassen sich jederzeit schnell wiederfinden. Individuelle Zugriffsrechte schützen vertrauliche Finanzdaten, während nachvollziehbare Bearbeitungsschritte für Transparenz und eine lückenlose Dokumentation sorgen.
Mit DocuWare und Netcon gestalten Sie Ihre Rechnungsverarbeitung durchgängig digital, effizient und transparent. Sie vereinfachen Ihre Abläufe, vermeiden unnötige Doppelarbeit und gewinnen wertvolle Zeit für die Aufgaben, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen.
Nahtloser Export in Ihre Buchhaltung
DocuWare vereinfacht die Weiterverarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen durch den automatisierten Export der Buchungszeilen. Nach der Prüfung und Freigabe werden die erforderlichen Buchungsdaten in einer Exportdatei bereitgestellt, die in Buchhaltungsprogramme wie BMD, RZL und weitere Lösungen übernommen werden kann. Dadurch entfällt die manuelle Übertragung der Buchungsdaten, doppelte Dateneingaben werden vermieden und Ihre Buchhaltung profitiert von einem durchgängigen, effizienten Prozess.
Die exportierten Buchungsdaten stehen strukturiert für die weitere Verarbeitung in Ihrer Buchhaltungssoftware bereit. Das spart wertvolle Arbeitszeit, vermeidet Übertragungsfehler und erleichtert die tägliche Arbeit in der Buchhaltung. Ihre Mitarbeitenden müssen Daten nicht mehrfach erfassen und können sich auf die Prüfung und Bearbeitung der Rechnungen konzentrieren.
Gleichzeitig bleiben die zugehörigen Rechnungsdokumente in DocuWare zentral archiviert und jederzeit schnell auffindbar. So verbinden Sie die digitale Rechnungsverarbeitung mit der bestehenden Buchhaltung, ohne Ihre bewährten Softwarelösungen ersetzen zu müssen.
Das Ergebnis: weniger manueller Aufwand, eine zuverlässige Datenübergabe und effizientere Abläufe vom Rechnungseingang bis zur Buchung.
Digitale Freigabeprozesse – schnell und nachvollziehbar
Mit DocuWare gestalten Sie Freigabeprozesse effizient und transparent. Dokumente werden automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet, geprüft und zur Freigabe bereitgestellt. Individuell definierbare Workflows bilden Ihre internen Abläufe ab und sorgen dafür, dass Zuständigkeiten klar geregelt sind.
Automatische Benachrichtigungen informieren über anstehende Aufgaben und ausstehende Freigaben. Auch mehrstufige Genehmigungsprozesse lassen sich abbilden, beispielsweise wenn Rechnungen zunächst von einer Fachabteilung geprüft und anschließend von der Geschäftsführung freigegeben werden müssen. So vermeiden Sie unnötige Wartezeiten, reduzieren den Abstimmungsaufwand und behalten jederzeit den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand.
Alle Freigaben und Bearbeitungsschritte werden nachvollziehbar dokumentiert. Dadurch schaffen Sie klare Verantwortlichkeiten, mehr Transparenz und strukturierte Abläufe – ganz ohne papierbasierte Umläufe oder mühsames Nachfragen per E-Mail.
Das Ergebnis: schnellere Entscheidungen, klare Zuständigkeiten und Freigabeprozesse, die sich flexibel an Ihr Unternehmen anpassen lassen.
Automatische Positionszeilenprüfung und Belegabgleich
DocuWare liest Rechnungsdaten bis auf Positionsebene aus und ermöglicht eine strukturierte Prüfung einzelner Artikel, Mengen, Preise und weiterer relevanter Angaben. Dadurch lassen sich Rechnungen detailliert kontrollieren, ohne jede Position manuell erfassen und vergleichen zu müssen.
Durch die Zusammenführung von Auftrag, Lieferschein und Rechnung werden die zugehörigen Belege zentral miteinander verknüpft. Die Angaben aus den einzelnen Dokumenten können miteinander abgeglichen werden, sodass Abweichungen bei Mengen, Preisen oder gelieferten Positionen frühzeitig erkannt werden. Das schafft Transparenz und erleichtert die Kontrolle eingehender Rechnungen.
Die strukturierte Belegprüfung unterstützt Ihre Mitarbeitenden dabei, Rechnungen schneller und sicherer zu bearbeiten. Zusammengehörige Dokumente sind direkt verfügbar, Prüfschritte werden vereinfacht und Unstimmigkeiten können gezielt geklärt werden, bevor die Rechnung zur weiteren Verarbeitung freigegeben wird.
Das Ergebnis: weniger manuelle Prüfaufwände, eine bessere Kontrolle der Rechnungspositionen und mehr Sicherheit bei der Rechnungsbearbeitung.
Warum Geld verschenken, wenn es auch anders geht?
Mit DocuWare behalten Sie Zahlungsfristen und Skontotermine Ihrer Eingangsrechnungen zuverlässig im Blick. Alle relevanten Termine sind zentral verfügbar, sodass Ihre Mitarbeitenden jederzeit wissen, welche Zahlungen anstehen und bis wann diese erledigt werden müssen.
Durch digitale Freigabeprozesse und automatische Benachrichtigungen werden Rechnungen rechtzeitig bearbeitet und zur Zahlung freigegeben. Klare Zuständigkeiten und transparente Bearbeitungsstände sorgen dafür, dass keine Rechnung unnötig liegen bleibt und wichtige Fristen eingehalten werden.
Jeder genutzte Skontoabzug spart bares Geld. DocuWare unterstützt Sie dabei, vereinbarte Preisnachlässe konsequent auszuschöpfen und unnötige Mahngebühren durch versäumte Zahlungsfristen zu vermeiden. Gleichzeitig behalten Sie den Überblick über anstehende Zahlungen und schaffen eine verlässliche Grundlage für Ihre Liquiditätsplanung.
Das Ergebnis: Skontovorteile konsequent nutzen, Zahlungsfristen sicher einhalten und bares Geld sparen.
Schluss mit langem Suchen - einfach finden
DocuWare indexiert Rechnungen anhand relevanter Informationen wie Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag. Diese Angaben ermöglichen eine strukturierte Ablage und machen jede Rechnung gezielt auffindbar. Statt Ordner zu durchsuchen oder Dokumente manuell zu sortieren, finden Ihre Mitarbeitenden die benötigten Belege in wenigen Sekunden.
Durch die automatische Zuordnung von Indexbegriffen werden Dokumente einheitlich erfasst und abgelegt. Rechnungen lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien suchen und filtern, wodurch auch bei großen Dokumentenmengen der Überblick erhalten bleibt. Zusammengehörige Informationen sind schnell verfügbar und aufwendiges Nachsortieren gehört der Vergangenheit an.
Das Ergebnis: Eine strukturierte Rechnungsablage, schnelle Suchergebnisse und jederzeit Zugriff auf die benötigten Belege.
Schluss mit Papierchaos – digitale Ablage statt voller Ordner
Papierstapel auf dem Schreibtisch, volle Aktenschränke und Ordner, in denen wichtige Dokumente nur mit großem Aufwand zu finden sind: Das kostet Zeit, Platz und Nerven. Mit DocuWare verabschieden Sie sich von der aufwendigen analogen Ablage und verwalten Ihre Dokumente zentral und digital.
Statt Rechnungen und Belege auszudrucken, abzuheften und später wieder herauszusuchen, werden Dokumente digital archiviert und sind für berechtigte Mitarbeitende jederzeit verfügbar. Das spart wertvollen Platz, reduziert den Verwaltungsaufwand und macht Schluss mit der Suche in endlosen Ordnerreihen.
Das Ergebnis: Klare Strukturen, volle Übersicht und sofortiger Zugriff auf alle wichtigen Dokumente.
DocuWare bietet umfassende Informationsmanagementfunktionen wie digitale Archivierung, Workflow-Automatisierung, intelligente Datenerfassung, elektronische Formulare, E-Mail-Integration sowie Unterstützung für elektronische Signaturen. Darüber hinaus umfasst die Plattform leistungsstarke Integrationen, mobilen Zugriff, Kundenportale, Reporting-Funktionen, hohe Skalierbarkeit und ein umfassendes Sicherheitskonzept. Diese Funktionen decken ein breites Spektrum an Geschäftsprozessen ab – von Rechnungswesen und HR über Logistik bis hin zu rechtlichen und branchenspezifischen Anforderungen.
Mit DocuWare Lösungen lassen sich Geschäftsprozesse effizient automatisieren und flexibel skalieren. Die Cloud-Variante ermöglicht standortunabhängigen Zugriff und reduziert den IT-Aufwand, während die On-Premises-Lösung maximale Kontrolle über die eigene Infrastruktur bietet. Beide Varianten gewährleisten ein effizientes und sicheres Informationsmanagement sowie den Zugriff auf Dokumente und Daten über verschiedenste Geräte hinweg.
Die Erzeugung von Metadaten durch den Einsatz von Schlagwort- und Tag-Systemen ist ein zentraler Prozess, der die Grundlage für effiziente Suchfunktionen in digitalen Archiven bildet. Diese Indexierung erleichtert das Auffinden spezifischer Dokumente erheblich und macht die Suche nach Informationen schneller und präziser. Darüber hinaus ist ein gut konzipiertes Indexierungssystem flexibel genug, um mit den sich verändernden Anforderungen und dem Wachstum eines Unternehmens Schritt zu halten. Dies stellt sicher, dass die Dokumentenverwaltung auch in Zukunft effektiv und anpassungsfähig bleibt, um den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.
Die Sicherstellung der Identität von Benutzern sowie deren Authentifizierung bildet das Fundament für eine sichere Dokumentenverwaltung. Durch die Implementierung einer rollenbasierten Zugriffskontrolle (RBAC) wird gewährleistet, dass Mitarbeitende nur auf die für ihre Rolle relevanten Informationen zugreifen können. Ergänzt wird dieses Sicherheitskonzept durch Audit Trails und Überwachungsmaßnahmen, die eine lückenlose Nachverfolgung von Dokumentenänderungen und Zugriffen ermöglichen. Um die Sicherheitsstandards kontinuierlich aufrechtzuerhalten, ist die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Zugriffsrechte unerlässlich. Dieser Prozess trägt dazu bei, das System aktuell zu halten und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugang zu sensiblen Informationen haben.
- Prozessautomatisierung: Routineaufgaben innerhalb eines Dokuments- oder Informationsflusses werden automatisiert.
- Dokumentenrouting:
Automatische Weiterleitung von Dokumenten an die zuständigen Personen oder Abteilungen. - Integration mit anderen Systemen:
Verknüpfung des Workflow-Management-Systems mit anderen Geschäftsanwendungen. - Flexibilität und Anpassbarkeit:
Die Möglichkeit, Workflows schnell zu ändern und anzupassen. - Durch effektives Workflow-Management in einem DMS können Unternehmen ihre Prozesseffizienz steigern, Fehler reduzieren, die Reaktionszeit verkürzen und insgesamt eine höhere Produktivität erreichen
Compliance Management ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung, der sicherstellt, dass Organisationen alle rechtlichen Vorschriften und internen Richtlinien einhalten. Es umfasst die Identifizierung der für das Unternehmen relevanten Gesetze und Richtlinien, die Entwicklung von Verfahren zur Einhaltung dieser Vorgaben sowie die Überwachung und Bewertung der Effektivität dieser Maßnahmen. Ein effektives Compliance-Management-System hilft Unternehmen nicht nur, rechtliche Sanktionen und Reputationsrisiken zu vermeiden, sondern fördert auch eine Kultur der Integrität und des Vertrauens. Durch regelmäßige Schulungen und Bewusstseinsbildung wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die Bedeutung der Compliance verstehen und nach bestem Wissen und Gewissen handeln. Darüber hinaus ermöglicht ein solides Compliance-Management-System eine kontinuierliche Anpassung an sich ändernde rechtliche Rahmenbedingungen und stärkt die Position des Unternehmens im Markt.
DocuWare ist eine leistungsstarke Informationsmanagement-Software, die Unternehmen aller Größen und Branchen dabei unterstützt, ihre Dokumentenverwaltung effizient zu gestalten und zu optimieren. Die Plattform bietet umfassende Funktionen zur Verbesserung der Sicherheit, zur schnellen Verfügbarkeit von Dokumenten sowie zur Steigerung der Produktivität durch einen strukturierten und automatisierten Informationsfluss.
Ziel ist es, dokumentenbezogene Kosten zu reduzieren und gleichzeitig einen sicheren, standortunabhängigen Zugriff auf Unternehmensinformationen zu ermöglichen. Durch die intuitive Bedienung, die einfache Integration in bestehende Systeme und den schnellen Informationsaustausch verschafft DocuWare Unternehmen einen klaren Effizienzvorteil. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass sensible Daten geschützt sind und ausschließlich autorisierten Personen zur Verfügung stehen.
Digitale Archivierung transformiert physische Dokumente mittels Scantechnologie in digitale Formate, wodurch eine effiziente und platzsparende Speicherung ermöglicht wird. Diese digitalisierten Dokumente werden sicher auf Servern, innerhalb von Cloud-Diensten oder auf anderen digitalen Speichermedien archiviert. Umfangreiche Berechtigungssysteme gewährleisten, dass lediglich autorisierte Personen Zugang zu den entsprechenden Informationen haben, wodurch die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten erhöht wird. Dieser Prozess unterstützt nicht nur eine Reduktion des Papierverbrauchs und der Notwendigkeit physischer Lagerflächen, sondern fördert auch eine umweltfreundlichere und kosteneffiziente Dokumentenverwaltung. Darüber hinaus erleichtert die Digitalisierung die schnelle Suche und Wiederherstellung von Dokumenten, was die Arbeitsabläufe erheblich optimiert und die Produktivität steigert.
DocuWare zählt zu den führenden Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement und überzeugt durch seine Fähigkeit, sich flexibel an die sich stetig verändernden Anforderungen moderner Unternehmen anzupassen. Mit innovativen Funktionen für digitales Dokumentenmanagement und automatisierte Workflows unterstützt DocuWare Unternehmen dabei, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und nachhaltig zu optimieren.
Die hohe Qualität und kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform spiegeln sich in der starken Marktposition und der hohen Kundenzufriedenheit wider. DocuWare bietet Lösungen, die echten Mehrwert schaffen – von der Verbesserung der operativen Leistung über die Förderung der Zusammenarbeit bis hin zu einem reibungslosen und sicheren Informationsfluss innerhalb und außerhalb des Unternehmens.