Vor allem gleichbleibende Arbeitsabläufe eignen sich bestens für die Automatisierung.
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist zeitintensiv und teuer.
Betrachten wir die Aufteilung der Kosten für die Bearbeitung analoger Eingangsrechnungen, lassen sich diese in Sachkosten und Personalkosten unterteilen.
Die Sachkosten lassen sich einfach darstellen
- Kosten für Ordner
- Kosten für Regale oder Schränke
- Raumkosten für die Aufbewahrung der Ordner für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht
- Kosten für die jährliche datenschutzkonforme Entsorgung der Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
Die Sachkosten machen aber nur einen Bruchteil der Gesamtkosten aus, viel relevanter sind die Personalkosten bei der Bearbeitung papiergebundener Rechnungen.
Personalkosten für die formale Rechnungsprüfung und Arbeitszeiten die erst im Nachhinein relevant werden.
Formalkosten
- Vorkontierung und Zuordnung
- sachliche Prüfung und Kontierung auf Aufträge, Kostenstelle und Projekte
- Verbuchung im ERPSystem
- Überwachung aller offenen Rechnungen und Mahnwesen
- Rückfragen beim Lieferanten
- interne Nachfragen
Kosten im Nachhinein
- Anforderungen von Rechnungskopien durch Sachbearbeiter
- Rückfragen zu abgelegten Rechnungen
- Suchen nach Rechnungen im Rahmen des Monatsabschlusses, Jahresabschlusses oder einer Betriebsprüfung
- Zeit für die richtige Entsorgung alter Rechnung
Studien belegen, dass Ihre Buchhaltungsmitarbeiter für die gesamte formale Rechnungsprüfung mindestens 20 Minuten pro Rechnung aufwenden müssen. Somit belaufen sich die Kosten für eine Rechnungsprüfung bei angenommenen Personalkosten von 45 Euro pro Stunde auf 15 Euro pro Rechnung. Hier sind die Kosten im Nachhinein noch nicht berücksichtigt. Bei nur 150 Rechnungen im Monat entstehen Ihrem Unternehmen Kosten von 27.000 Euro pro Jahr.
Wir haben eine kostensparende Lösung für Sie
Die Einführung einer automatisierten Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung mit THEREFORE ermöglicht eine Kostenreduzierung um bis zu 75 %.
Ein auf Ihr Unternehmen abgestimmter Workflow ermöglicht eine kostensparende, schnelle, effiziente und automatische Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen.
Nur wenige Schritte sind für die digitale Rechnungsverarbeitung nötig
- Üblicherweise erfolgt zuerst eine Bestellung, bevor die Eingangsrechnung kommt. Eine eindeutige Bestellnummer hilft bei der automatisierten Zuordnung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen zu einer oder mehreren Eingangsrechnungen.
- Nun erfolgt der automatische Import und die Erkennung der Rechnungsinhalte. Unabhängig davon, ob es sich dabei um eine elektronische Rechnung im PDF-Format oder um ein gescanntes Dokument handelt. Jedes Dokument wird auf Rechnungsinhalte wie Rechnungskopf mit Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Währung, Nettobetrag, Steuerbetrag und Gesamtbetrag ausgelesen. Fehlerhaft ausgelesene Rechnungen werden markiert.
- Es folgt der Freigabeprozess – standardisiert oder flexibel konfiguriert.
- Im nächsten Schritt erfolgt die Buchung. Die Rechnung ist geprüft und freigegeben und gegebenenfalls um die Kontierung vervollständigt. Der Buchungssatz wird automatisiert an das führende System übergeben. Ist der Buchungssatz vollständig, können die Buchung und Zahlung ohne weiteren manuellen Eingriff erfolgen.
- Zum Abschluss steuert das Prozessmonitoring den kompletten Ablauf, warnt vor Verzögerungen und eskaliert auftretende Probleme nach definierten Vorgaben. Persönlich konfigurierbare Dashboards sorgen für einen schnellen und informativen Überblick.
Um weitere Kosten zu sparen, wird die Rechnungsverarbeitungslösung mit einem Dokumentenmanagementsystem verbunden. So können Ihre Mitarbeiter die Arbeiten im Nachhinein im Handumdrehen erledigen.
Lassen Sie sich von der Einfachheit dieser Lösung überzeugen und buchen Sie noch heute einen Live- Vorführtermin.
Ihr Netcon-Team
Aus Gründen der besseren Leserlichkeit verzichten wir auf geschlechtsspezifische Formulierungen. Sämtliche personenbezogenen Bezeichnungen beziehen sich auf alle Geschlechter in gleicher Weise.