Dokumente sicher ablegen und schnell wiederfinden
Die enorme Dokumentenmenge – elektronisch oder papiergebunden – die jährlich produziert wird, herkömmlich sicher zu archivieren, stellt jedes Unternehmen vor eine große Herausforderung.
So stellt sich nicht die Frage ob, sondern vielmehr wann Sie mit der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS) starten.
Die wichtigsten Gründe warum, jetzt der richtige Zeitpunkt dafür ist
Zeitersparnis durch schnellen Zugriff auf Informationen
Im DMS werden die Dokumente zentral gespeichert und verwaltet. Mittels Volltextsuche, Filter- und Sortierungsmöglichkeiten ist jedes Dokument sofort auffindbar und verfügbar. Langwieriges kostenintensives Durchsuchen von Aktenschränken, physischen und digitalen Ordnern entfällt.
Verwaltungskosten werden gesenkt
Täglich anfallende administrative Tätigkeiten wie die Zuteilung von Anfragen und Posteingänge werden einem automatisierten Workflow übergeben.
Optimierung der Geschäftsprozesse
Das Weglassen von Papier ist die Basis für die Schaffung durchgängiger digitaler Workflows und die Verknüpfung der zugehörigen Dokumente.
Hohe Transparenz
Die automatisierte Versionierung der einzelnen Vorgänge in den Dokumenten ermöglicht eine leichte Nachvollziehbarkeit und stellt sicher, dass Sie immer am letztgültigen Dokument arbeiten. Durch das zentrale Ablagesystem werden doppelte Datenerfassungen verhindert, Mehrfach-Freigaben von Rechnungen, verbunden mit Mehrfach-Überweisungen, sind daher nicht möglich.
Effizientes Zusammenarbeiten
DMS ermöglicht mehreren Mitarbeitern gleichzeitig dasselbe Dokument aufzurufen, zu bearbeiten und zu teilen.
Auf Dokumente von überall zugreifen
Die Arbeitswelt hat sich verändert. Die vergangenen Jahre haben gezeigt, wie wichtig der ortsunabhängige Dokumentenzugriff geworden ist. Ob im Homeoffice oder auf Dienstreise, Sie haben immer den Zugriff auf die benötigten Daten.
Steigerung der Kundenzufriedenheit durch hohe Auskunftsfähigkeit
Das automatisierte Verschicken von Wiedervorlageterminen und Fristen an den verantwortlichen Sachbearbeiter verhindert, dass bei der Bearbeitung etwas vergessen, nicht dokumentiert wird oder Fehler gemacht werden. Ihre Mitarbeiter können unverzüglich alle Dokumente zu einem Auftrag aufrufen und Auskunft über den Bearbeitungsstatus geben.
Revisionssichere Archivierung
Sie erfüllen die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffschutz.
Gesetzliche Vorgaben
Aufbewahrungsfristen für Finanzdaten und arbeitsrechtliche Unterlagen werden automatisiert überwacht und fristgerecht gelöscht. Die Vorgaben der Behörden und der DSGVO werden so einfach erfüllt.
Hohe Sicherheit
Skalierbare Zugriffsberechtigungen, Authentifizierung und Verschlüsselungsmöglichkeit erhöhen das Sicherheitsniveau im Unternehmen.
Geringe Aufwände
Durch den Einsatz von DMS erreichen Sie ein fast papierloses Büro. Damit senken Sie Ihre Aufwandskosten für Drucker, Instandhaltungskosten und Verbrauchsmaterialien. Kosten für die teure sichere Entsorgung der Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht entfallen.
Platzeinsparung
Das digitale Archiv ersetzt langfristig das physische Archiv, damit werden Räumlichkeiten im Unternehmen frei.
Umweltschutz
Jeder zweite industriell gefällte Baum wird weltweit zu Papier verarbeitet. Die Papiererzeugung ist sehr energieintensiv und umweltbelastend. Mit der Implementierung von DMS reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch deutlich und tragen einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz bei.
Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt, wir unterstützen und begleiten Sie auf Ihrer Reise in Ihre digitale Zukunft.
Ihr Netcon-Team
Aus Gründen der besseren Leserlichkeit verzichten wir auf geschlechtsspezifische Formulierungen. Sämtliche personenbezogenen Bezeichnungen beziehen sich auf alle Geschlechter in gleicher Weise.